Privacy statement Flow Leerlingbegeleiding
Versie september 2026
Bedankt voor je vertrouwen in Flow Leerlingbegeleiding. Hieronder beschrijven we hoe we omgaan met de gegevens van jou en je dochter of zoon als je gebruikmaakt van onze diensten.
We hechten veel waarde aan jullie privacy en respecteren en beschermen deze dan ook. We gebruiken de gegevens alleen, zodat wij onze dienst op maat kunnen aanbieden voor jouw dochter of zoon. We zullen natuurlijk nooit gegevens verkopen aan derden. Heb je vragen over ons privacy statement? Neem dan contact met ons op via info@flowleerlingbegeleiding.nl.
Schrijven we over ‘wij’, ‘we’, ‘ons’ of ‘onze’, dan bedoelen we de VOF Flow Leerlingbegeleiding, gevestigd aan Rechtstraat 5, 6221 EE te Maastricht. Bij de Kamer van Koophandel ingeschreven onder het nummer 94835403. Dit privacy statement geldt voor al onze locaties.
Opslag van persoonlijke gegevens bij ons
Om onze diensten op maat te kunnen leveren, slaan we persoonlijke data op over de leerlingen die hiervan gebruik gaan maken. Deze gegevens kunnen onder andere een naam, adres, telefoonnummer, school, klas en de voortgang van de begeleiding bevatten. Het spreekt voor zich dat deze leerlingen meestal jonger zijn dan 16 jaar. Wij gaan er dan ook van uit dat ouders ons hier toestemming toe verlenen, wanneer zij hun dochter of zoon bij ons aanmelden.
We verzamelen de persoonsgegevens wanneer je contact met ons opneemt om gebruik te gaan maken van onze diensten en/of doordat je een account aanmaakt in het leerlingvolgsysteem van je locatie. Andere persoonsgegevens die verzameld worden, zijn de gegevens die je zelf actief aan Flow verstrekt tijdens latere correspondentie met ons via de app, e-mail of telefoon.
We verzamelen, bewaren en gebruiken de gegevens onder andere om:
- je aan te melden voor een gebruikersaccount in ons leerlingvolgsysteem;
- zo goed mogelijk de diensten te leveren om jouw dochter of zoon te ondersteunen in het leerproces;
- je te informeren, zoals over de voortgang van je dochter of zoon of over wijzigingen in onze diensten, via de app, telefoon, e-mail, het leerlingvolgsysteem of de nieuwsbrief;
- je betaling af te handelen via ons facturatieprogramma Moneybird.
Grondslagen
We verwerken gegevens alleen als de wet ons daarvoor een grondslag geeft:
- uitvoering van de overeenkomst: de begeleiding, het informeren over de voortgang en de facturatie;
- wettelijke verplichting: het bewaren van onze financiële administratie;
- gerechtvaardigd belang: het verbeteren van onze begeleiding en het versturen van de nieuwsbrief;
- toestemming: bijvoorbeeld contact met de mentor van je dochter of zoon.
Bewaartermijn
We bewaren de persoonlijke gegevens niet langer dan nodig voor de bovengenoemde doeleinden. Na beëindiging van het abonnement bewaren we ze nog 2 jaar voor het geval je ze nog eens wilt inzien of als je mocht besluiten om de begeleiding weer op te pakken. Daarna verwijderen we ze. Facturen en onze financiële administratie bewaren we 7 jaar, omdat de wet dat verplicht.
Beveiliging van je gegevens
We hebben gezorgd voor passende technische en organisatorische maatregelen om je persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies en onrechtmatige verwerking. Alleen medewerkers en begeleiders van Flow die de gegevens nodig hebben voor hun werk hebben toegang. Onze systemen zijn beveiligd met tweestapsverificatie, en met de partijen die gegevens voor ons verwerken maken we afspraken over de bescherming daarvan.
Verstrekken van jouw gegevens aan derden
We zullen je gegevens nooit aan anderen verstrekken zonder je voorafgaande toestemming, zoals bij door jou gewenst contact met de mentor van je dochter of zoon, of wanneer we daartoe gehouden zijn op grond van een wettelijke bepaling. We kunnen wel (een deel van) je gegevens verstrekken aan partijen die dit nodig hebben voor de uitvoering van onze diensten. Dit betreft:
- de leerlingvolgsystemen HoMi, StudyTrack en Study Space (afhankelijk van de locatie);
- het facturatieprogramma Moneybird;
- Google Workspace, voor e-mail en documenten.
Sommige van deze partijen kunnen gegevens verwerken buiten de Europese Unie. In dat geval gelden de waarborgen die de AVG daarvoor voorschrijft.
We maken geen gebruik van cookies of vergelijkbare technieken.
Jouw rechten
Je hebt het recht om:
- de gegevens die we van jou en je dochter of zoon verwerken in te zien;
- gegevens te laten aanvullen, corrigeren of verwijderen;
- bezwaar te maken tegen of een beperking te vragen van de verwerking;
- je gegevens door te laten sturen naar een andere organisatie;
- een gegeven toestemming in te trekken.
Bij dergelijke verzoeken nemen we altijd binnen een week contact met je op om te controleren of de vraag echt van jou komt. We handelen je verzoek uiterlijk binnen een maand af.
Mocht je op welke manier dan ook klachten hebben over hoe we omgaan met jouw gegevens, dan kun je dit direct melden bij de nationale toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens (autoriteitpersoonsgegevens.nl). Wij hopen echter dat je eerst met ons contact opneemt, om samen tot een gepaste oplossing te komen.
Kan dit privacy statement worden gewijzigd?
We kunnen ons privacy statement wijzigen. Bovenaan staat de datum van de huidige versie. We raden je daarom aan om regelmatig ons privacy statement te raadplegen, zodat je op de hoogte bent van eventuele wijzigingen. Heb je nog vragen over ons privacy statement, dan kun je contact met ons opnemen via info@flowleerlingbegeleiding.nl.